Luvat ja ilmoitukset

Tapahtuman luonteesta ja tapahtumapaikasta riippuen tapahtumanjärjestäjän on hyvissä ajoin selvitettävä, millaisia viranomaislupia, ilmoituksia ja anomuksia ennen tapahtumaa on tehtävä. Etenkin lupa-asioiden käsittelyyn on varattava reilusti aikaa.
Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää. Poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma tarvittavien lupien puuttuessa.

Viranomaisten yhteistyö

Suurtapahtumat edellyttävät usein useiden eri viranomaisten lupia. Tällöin on hyvä kutsua jo suunnitteluvaiheessa yhteinen palaveri kaikkien tilaisuutta valvovien viranomaisten ja järjestäjien kesken. Yhteispalaverin koollekutsujana toimii tapahtumanjärjestäjä. Yhteiskokoontumisessa voidaan yhteisesti määritellä järjestäjältä vaadittavat selvitykset.

Tapahtumissa, joissa toimintaa valvoo useita viranomaisia, on järjestäjän hyvä järjestää tapahtuma-alueella viranomaiskatselmus. Katselmus on hyvä toteuttaa esimerkiksi pari päivää ennen tapahtuman alkua, jolloin jää vielä aikaa mahdollisesti vaadittaville muutoksille. Katselmuksen ajankohta kannattaa päättää hyvissä ajoin ja ilmoittaa siitä kaikille viranomaistahoille.