Rakennustyöt ja muut järjestelyt

Tilapäiset rakennelmat

Tapahtumaa varten joudutaan usein tekemään tilapäisiä rakennelmia kuten esiintymislavoja, katsomoita, aitoja ja telttoja. Rakennelmat on pystytettävä niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt kuten ukkosmyrskyt ja trombit. Lavarakenteiden pystytyksestä vastaa lavan toimittaja, mutta tapahtumanjärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä.

Tilapäisille rakennelmille ei tarvitse hakea erillistä lupaa, mutta rakennusvalvonnan edustaja on hyvä kutsua tapahtuman viranomaispalavereihin ja viranomaiskatselmukseen. Viranomainen tekee viranomaiskatselmuksessa silmämääräisen tarkistuksen. Yksittäisten toimijoiden ja torikauppiaiden rakennelmia ei katselmuksessa tarkisteta, mutta niidenkin pystytyksessä kannattaa huomioida yllättävät sääilmiöt, jotka voivat saada aikaan vaaratilanteita.

Jo rakennelmien asemoinnin suunnitteluvaiheessa on huomioitava tarvittavat pelastus- ja poistumistiet. Tapahtuma-alueesta on tehtävä mahdollisimman tarkka kartta, joka jaetaan jokaiselle tapahtuman rakentamiseen osallistuvalle taholle.

Sähkö

Ulkoilmatapahtumien suunnittelussa on huomioitava jo alusta lähtien, että tapahtumapaikalla ei ole välttämättä riittävästi sähköä saatavilla. Tapahtuman sähkön tarpeista kannattaa tehdä lista ja kääntyä sen kanssa Seinäjoen Enegian puoleen. Kannattaa olla ajoissa asialla!

Vesi

Mikäli tapahtumassa on elintarvikemyyntiä tai anniskelua, tapahtumapaikalla on oltava myös vettä. Myös WC-tilojen käsienpesupisteessä tarvitaan vettä. Tapahtuman koosta riippuen vesipisteet voidaan hoitaa paikalle tuotavilla säiliöillä, mutta suurempien tapahtumien kannattaa ottaa yhteyttä Seinäjoen veteen ja tiedustella, miten asian voisi hoitaa jos kiinteää vesipistettä ei ole alueella.

Tietoliikenneyhteydet

Varsinkin suurissa tapahtumissa tietoverkko saattaa olla koetuksella suuren käyttäjämäärän vuoksi. Siksi on hyvä jo ennen tapahtumaa pohtia, miten varmistetaan pankkikorttikoneiden yms. varma toimivuus tapahtuman aikana.

Saniteettitilat

Tapahtuma-alueella on oltava tarvittava määrä wc-tiloja naisille, miehille ja liikuntarajoitteisille. Wc-tilojen yhteyteen on järjestettävä käsienpesumahdollisuus. Mikäli vettä ei saada järjestymään tilojen läheisyyteen, se voidaan korvata desinfioivilla nestupulloilla tai kosteuspyyhkeillä. Wc-tiloja on sijoitettava eri puolille tapahtuma-aluetta ja niiden sijainnista on oltava opasteita alueella. Wc-tilojen siisteyttä ja paperin riittävyyttä on tarkasteltava koko tapahtuman ajan. Wc-tilojen tarvittavan määrän voi tarkistaa Valviran ohjeesta.

Anniskelualueet

Anniskelualueet on rajattava muusta alueesta aidoilla. Anniskelualue voidaan sijoittaa niin, että sieltä on mahdollista seurata ohjelmaa, mutta esiintymislavan edustalle tai poistumisteille sitä ei saa sijoittaa. Sisäänkäynti on hyvä sijoittaa niin, ettei mahdollinen jono haittaa muita kävijöitä.

Jäteastiat

Jäteastioita on varattava riittävästi sekä tapahtuman kävijöiden roskille että tapahtuman tuotannossa syntyvälle jätteelle. Keräysastioita kannattaa sijoittaa erityisesti ruokapisteiden lähettyville sekä kävijöiden kulkureittien varteen.

Narikka ja löytötavarat

Tapahtumaan tulevalle yleisölle on varattava tarpeeksi suuri ja vartitoitu narikkatila, jonne voi jättää ylimääräiset tavarat huoletta säilöön. Narikassa on oltava riittävästi henkilökuntaa töissä, ettei ruuhkautumisesta synny järjestyshäiriöitä. Narikan tai yleisen infopisteen yhteydessä kannattaa olla löytötavarapiste, josta voi tiedustella hukkaamiaan tavaroita. Löytötavarapisteeseen tuodut, omistajaa vailla olevat tavarat voi toimittaa poliisin löytötavarapisteeseen tapahtuman jälkeen.

Esteettömyys

Tapahtuman suunnitteluvaiheessa kannattaa huomioida esteettömyys jolla taataan ihmisten tasavertainen osallistuminen tapahtumaan. Apua esteettömyyden huomioimiseen voi tiedustella Invalidiliiton esteettömyysasiantuntijoilta.

Pysäköinti

Mikäli on odotettavissa, että suurin osa tapahtumaan tulevista ihmisistä tulee omilla autoilla, kannattaa perustaa etäparkkeja, joista on järjestetty yhteiskuljetuksia tapahtuma-alueelle. Hyvin mietityt ja merkatut pysäköintialueet vähentävät ns. villiä parkkeerausta. Tapahtuman työntekijöille on hyvä varata oma parkkipaikka tapahtuma-alueen läheisyyteen.

Tilapäinen leirintäalue

Yli 100 henkilön majoitus telttoihin, asuntovaunuihin tai –autoihin enintään 14 vuorokauden ajaksi vaatii ilmoituksen viimeistään kuukautta ennen kaupungingeodeetille. Ilmoitukseen merkitään tiedot leirintäalueen pitäjästä ja sijainnista sekä toiminnan luonteesta ja laajuudesta. Ilmoitukseen on hyvä liittää kartta, johon tilapäinen leirintäalue on piirretty. Karttapohjaa voi tiedustella kaupungin karttapalvelusta.