Tapahtumakumppanuussopimukset

Kaupungin vakiintuneilla valtakunnallisilla tapahtumilla on merkittävä rooli alueen elinvoimaisuuden, matkailun, talouden ja näkyvyyden kannalta.

Seinäjoen kaupungin ja tapahtumanjärjestäjän välinen kumppanuussopimus mahdollistaa suunnitelmallisemman yhteistyön tapahtumanjärjestäjien kanssa ja varmistaa kaupungin näkyvyyden tapahtumissa. Kaupunginhallitus on päättänyt tapahtumanjärjestäjien kanssa tehtävistä kumppanuussopimuksista 2.12.2024 § 326.

Kumppanuussopimusten periaatteet

Tapahtumakumppaneiksi haetaan tapahtumia, joilla on merkittävä positiivinen vaikutus kaupungin aluetalouteen ja maineeseen. Tapahtuman tulee olla valtakunnallisesti kiinnostava ja sen tulee tukea kaupungin imagoa sekä arvoja. Lisäksi tapahtumalla on oltava lisäarvoa myös paikallisille asukkaille ja yrittäjille.

Tapahtumakumppanin toiminnan on oltava suunnitelmallista, tapahtumalla on oltava riittävä omarahoitusosuus, tasapainoinen talous ja kirjanpito asianmukaisesti hoidettu.
Kumppanuussopimus voidaan solmia valtakunnallisten, kansainvälisten tai alueellisesti erityisen merkittävien tapahtumien kanssa. Markkinointi-, messu-, myynti- ja poliittisten tapahtumien ei katsota kuuluvan kumppanuussopimuksen piiriin.

Tapahtuma-avustusten arviointityöryhmä kartoittaa kaupungille potentiaaliset tapahtumakumppanit ja tekee kaupunginhallitukselle esityksen niistä tapahtumista, joiden kanssa aloitetaan kumppanuussopimusneuvottelut.

Tapahtuma-avustusten arviointityöryhmään kuuluvat tapahtumakoordinaattori, markkinointipäällikkö, liikuntatoimenjohtaja, kulttuuritoimenjohtaja, nuorisotoimenjohtaja sekä Into Seinäjoki oy:n konsernin edustajat (2kpl).

Kaupunginhallituksella on oikeus päättää kumppanuussopimuksen laatimisesta myös sellaisen tapahtuman kanssa, jota työryhmä ei ole esittänyt, jos tapahtuma koetaan erityisen tärkeäksi kaupungin kannalta.

Elinvoiman ja työllisyyden toimiala neuvottelee kaupunginhallituksen päättämien tapahtumien kanssa ja valmistelee yhteistyössä muiden toimialojen kanssa sopimukset kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.
Kumppanuussopimuksessa määritellään vastikkeellisuus, kaupungin näkyvyys tapahtumakumppanina, suorat rahalliset panostukset sekä arviot kustannuksista, jotka liittyvät kaupungin työsuorituksiin ja kaupungin omistamien tilojen käyttöön. Sopimukseen kirjataan, kuinka sovittuja asioita mitataan ja miten niistä raportoidaan.

Kumppanuussopimus on määräaikainen ja se tehdään aina kirjallisena. Aiemmin myönnetty rahoitus ei ole peruste uuteen sopimukseen. Tapahtumat, joiden kanssa on solmittu kumppanuussopimus, eivät voi hakea tapahtuma-avustusta tai erillistä markkinointiyhteistyösopimusta kaupungilta.

Tapahtumanjärjestäjien kanssa tehtäviin kumppanuussopimuksiin on varattu määrärahat Elinvoiman ja työllisyyden toimialan talousarvioon.