Tietosuoja ja tiedonhallinta

Koko Euroopan unionin alueella sovelletaan yleistä EU tietosuoja-asetusta. Asetuksen tavoitteena on vahvistaa yksilön oikeuksia, parantaa henkilötietojen suojaa ja lisätä henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyttä rekisteröidyille (asiakkaille).

Seinäjoen kaupungissa noudatetaan yleistä EU:n tietosuoja-asetusta sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä kuten tietosuojalakia sekä lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta ja julkisuuslakia.

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Seinäjoen kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Seinäjoen kaupungin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Seinäjoen kaupungin asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tietovarannot ja käyttötarkoitukset

Tietovarannolla tarkoitetaan Seinäjoen kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Seinäjoen kaupungin tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.

Tiedonanto toimialoittain

Tietopyynnöt

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä todistettava henkilöllisyytensä. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö on tehtävä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna.

Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Mikäli tietopyyntöön ei suostuta, on tiedon pyytäjälle ilmoitettava kieltäytymisen syy sekä annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.

Asiakirjan tyypistä riippuen kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista peritään voimassa olevan palveluhinnaston mukainen maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä maksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Seinäjoen kaupunginvaltuusto on 15.12.2008 on tehnyt päätöksen viranomaisten toimituskirjoista perittävistä maksuista https://www.seinajoki.fi/hallinto/paatoksenteko/saantokokoelma/. Julkisuuslain 34 §:ssä on säännökset siitä, milloin tavanomaisen tiedon antamisesta ei peritä maksua ja minkälaisia maksuja voidaan periä. Asiakirjan antamisesta ei peritä maksua, kun

• asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
• asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
• julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse
• sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse tai
• pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin.

Seinäjoen kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle. Kaupungin kirjaamoista saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Seinäjoen kaupungin sekä eri toimialojen kirjaamoiden yhteystiedot:
p. vaihde 06 416 2111

Seinäjoen kaupungin kirjaamo, PL 215, Kirkkokatu 6, 60101 Seinäjoki
kirjaamo@seinajoki.fi  vaihde 06 416 2111

Kaupunkiympäristön toimialan kirjaamo, PL 215, Kirkkokatu 6, 60101 Seinäjoki
kirjaamo.kaupunkiymparisto@seinajoki.fi

Sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan kirjaamo, PL 215, Kirkkokatu 6, 60101 Seinäjoki
sivistyskeskus@seinajoki.fi